為提供「AI 英語面試練習系統」之課程活動、英文面試練習、AI 輔助回饋、教師評量及系統管理等功能，依個人資料保護法相關規定，向您告知下列事項。
一、蒐集及處理單位
國立雲林科技大學 通識教育中心 蘇姿文專案助理教授 教育部教學實踐研究計畫團隊。
二、計畫主持人及授課教師
國立雲林科技大學 通識教育中心 蘇姿文專案助理教授。
三、系統管理及技術聯絡人
洪名琮
學經歷：115級 國立雲林科技大學 資訊管理系 學士班
四、蒐集目的
您的個人資料可能基於下列目的進行蒐集、處理及利用：
- 建立、驗證及管理使用者帳號。
- 辨識學生身分、班級及課程資格。
- 提供英文面試練習、錄音、語音播放及作答功能。
- 提供 AI 分析、學習提示、模擬問答及學習回饋。
- 保存學習歷程、作答內容、練習次數及完成進度。
- 供授課教師或經授權之助教進行課程評量、回饋及成績管理。
- 寄送帳號通知、密碼重設、作業提醒及其他必要系統通知。
- 維護系統正常運作、資訊安全、異常偵測、問題排查、備份及復原。
- 處理使用者詢問、系統錯誤回報、申訴、權益請求及相關行政作業。
- 配合校務、課程、計畫成果查核、稽核及依法應辦理的事項。
- 經紙本研究參與者知情同意書授權後，作為研究分析及成果發表之用。
未簽署或不同意紙本研究參與者知情同意書者，其資料不得因此逕自納入研究分析；但為完成課程及維持系統運作所必要的資料，仍可能依課程及相關規定處理。
五、蒐集的個人資料類別
（一）身分及聯絡資料
- 姓名。
- 學號。
- 班級、課程或組別。
- 學校電子郵件。
- 使用者提供的備用電子郵件。
- 帳號狀態及使用者角色。
（二）課程及學習資料
- 應徵職位或練習情境。
- 作答文字、草稿及修改紀錄。
- 錄音、語音內容及相關音訊檔案。
- 練習時間、次數、進度及完成狀態。
- AI 產生的提示、分析及回饋。
- 教師評分、評語、評量紀錄及修訂紀錄。
- 學習心得、自我反思及課程回饋。
（三）問題回報及技術支援資料
- 使用者填寫的問題描述。
- 因回報系統錯誤、功能異常或操作問題所上傳的照片、螢幕截圖及其他附件。
- 附件中可能包含的裝置畫面、帳號資訊、操作內容或其他可識別個人身分的資料。
- 問題處理過程中的回覆、處理狀態及技術紀錄。
（四）系統及資訊安全資料
- 登入、登出及操作時間。
- IP 位址。
- 瀏覽器、作業系統、裝置類型及 User-Agent 等裝置資訊。
- Session、錯誤、異常操作及安全稽核紀錄。
- 密碼重設申請、通知寄送及帳號管理紀錄。
- Cloudflare Turnstile 人機驗證結果及其運作所必要的技術資訊。
系統僅保存經安全雜湊處理的密碼，不保存可直接還原的明文密碼。
六、個人資料利用及保存期間
- 一般帳號及課程資料：包含姓名、學號、班級、電子郵件、帳號狀態、作答文字、學習歷程、AI 回饋、教師評分、學習心得及其他課程相關資料，原則上保存至民國 116 年 9 月 1 日止。
- 錄音及相關音訊檔案：使用者於英文面試練習、作業或其他課程活動中產生或上傳的錄音及相關音訊檔案，原則上保存至民國 116 年 9 月 1 日止。
- 問題回報照片及附件：使用者因回報系統錯誤、功能異常、操作問題或提出技術支援需求所上傳的照片、螢幕截圖及其他附件，原則上保存至民國 116 年 9 月 1 日止。
- 系統操作及資訊安全紀錄：包含登入、登出、IP 位址、裝置資訊、Session、錯誤、異常操作、人機驗證及其他安全稽核紀錄，原則上保存至民國 116 年 9 月 1 日止。
- 研究資料：經研究參與者紙本知情同意書授權納入研究使用的資料，自全體研究參與者共同簽署紙本研究參與者知情同意書之日起保存三年；實際保存、利用、退出及銷毀方式，依紙本研究參與者知情同意書辦理。
- 依法或處理爭議所必要的延長保存：如因法令、教育部、學校、研究倫理規範、課程申訴、成績爭議、資訊安全事件、司法調查或其他依法應辦事項而有繼續保存的必要，得於該特定目的所必要的期間內延長保存。
保存期限屆滿或蒐集目的消失後，相關資料將依資料性質及實際情況刪除、銷毀、匿名化或停止利用。但依法或依相關規定仍有保存義務者，不在此限。
七、個人資料利用地區
（一）中華民國境內
使用者於中華民國境內使用本系統，以及經授權人員於執行課程教學、評量、研究計畫、行政管理、系統維護及個人資料權利處理等必要範圍內利用資料。
（二）美國加利福尼亞州聖荷西
本系統主要使用 Oracle Cloud Infrastructure 美國西部聖荷西區域（us-sanjose-1），提供應用程式主機、資料庫、系統操作紀錄及其他系統運作所必要的雲端基礎設施服務。
本系統使用 Oracle Cloud Infrastructure Email Delivery 電子郵件傳送服務，處理寄件人及收件人的電子郵件地址、郵件主旨、郵件內容、寄送狀態、退信紀錄及郵件抑制紀錄等必要資料。
（三）日本東京都
本系統使用 Oracle Cloud Infrastructure 日本東京區域（ap-tokyo-1）的物件儲存服務，保存下列檔案：
- 使用者於英文面試練習、作業或其他課程活動中產生及上傳的錄音檔案。
- 使用者因回報系統錯誤、功能異常、操作問題或提出技術支援需求，而上傳至本服務的照片、螢幕截圖及其他相關附件。
上述檔案可能包含使用者的聲音、畫面內容、裝置畫面、帳號資訊或其他可識別個人身分的資料。
使用者於回報問題時，應避免上傳與問題排查無關的個人資料、帳號密碼、驗證碼、金融資料、醫療資料或其他敏感及機密資訊。
（四）Cloudflare Turnstile 全球服務節點所在地
本系統使用 Cloudflare Turnstile 提供人機驗證服務，以辨識自動化程式，並降低帳號遭濫用、惡意登入或大量自動化請求的風險。
使用者進行登入、密碼重設申請或其他需要人機驗證的操作時，其 IP 位址、瀏覽器及裝置資訊、連線時間、人機驗證結果及必要技術資訊，可能經由 Cloudflare 的全球服務節點進行即時處理。
（五）OpenAI API 及其受託處理者所在地
為提供錄音辨識、英文作答分析、草稿修正、學習提示、面試模擬、AI 回饋及文字轉語音等功能，本系統可能將執行功能所必要的錄音檔案、語音內容、作答文字、對話內容、系統提示及相關資訊傳送至 OpenAI API。
whisper-1 模型進行錄音檔案的英文語音辨識、文字轉錄及必要的字級時間資訊分析。gpt-5.4-mini。gpt-4o-mini-tts 模型及 ash 聲音。相關資料可能於美國、愛爾蘭、英國、日本，以及 OpenAI 現行公布之次級處理者服務所在地進行處理。
除非本系統另行啟用特定的資料駐留或區域處理功能，相關資料處理不保證限定於中華民國境內或單一國家或地區。
本系統使用的生成式 AI、語音辨識及文字轉語音服務均由 OpenAI 提供，未使用其他非 OpenAI 的第三方 AI 或語音服務。
（六）其他為系統運作所必要的服務所在地
如因備份、監控、資訊安全、郵件或其他必要功能使用其他受託服務，個人資料可能於該服務提供者及其受託處理者的機房或服務所在地進行必要處理。
如資料須由境外受託服務處理，本系統將依資料最小化原則，僅傳送提供該項功能所必要的資料，並採取合理的存取權限、傳輸加密及資訊安全措施。
使用者於作答文字、錄音、照片、螢幕截圖或其他附件中自行提供姓名、學號、聯絡資訊或其他個人資料時，該等資訊可能隨檔案或內容傳送至上述服務所在地。因此，使用者不應提供與課程活動或問題排查無關的敏感或機密資料。
八、個人資料利用對象
- 國立雲林科技大學 通識教育中心 蘇姿文專案助理教授。
- 經蘇姿文專案助理教授指定授權的教學助理。
- 經蘇姿文專案助理教授指定授權的系統管理、維運及資訊安全人員（洪名琮）。
- 提供主機、資料庫、物件儲存、備份、郵件、人機驗證、資訊安全及其他系統運作所必要服務的受託服務提供者。
- OpenAI 及其為提供 OpenAI API、Audio Transcriptions API、Chat Completions API 與 Audio Speech API 所使用的次級處理者。
- 依法有調查、查核或監督權限的主管機關、司法機關或其他公務機關。
未經合法依據或使用者授權，資料不會任意提供予無關第三人，亦不會出售予廣告商或作為商業行銷用途。
九、個人資料利用方式
- 建立帳號、身分驗證及權限管理。
- 顯示、儲存、查詢、修改、備份及復原學習資料。
- 將錄音檔案傳送至 OpenAI Audio Transcriptions API，並使用
whisper-1模型進行英文語音辨識、文字轉錄及必要的字級時間資訊分析。 - 將語音辨識所得文字、使用者作答、草稿、對話內容、系統提示及執行功能所必要的相關資訊，傳送至 OpenAI Chat Completions API，以進行英文作答分析、文法修正、草稿回饋、面試模擬及產生學習建議。
- 將系統提供的英文文字傳送至 OpenAI Audio Speech API，使用
gpt-4o-mini-tts模型產生語音，以提供跟讀、示範或相關學習功能。 - 供授課教師或經授權之助教查閱、評量、批改、匯出及進行課程管理。
- 寄送系統或課程相關電子郵件。
- 分析系統使用狀況、進行人機驗證、偵測異常行為及維護資訊安全。
- 保存及檢視使用者為回報系統問題而上傳的照片、螢幕截圖或其他附件，以進行問題排查及技術支援。
- 經紙本研究參與者知情同意後，以去識別化、編碼或統計方式進行研究分析及成果發表。
對外公開的研究報告、論文、簡報或其他成果，不會揭露可直接識別個別使用者的姓名、學號、電子郵件或其他識別資訊。
十、AI 及第三方服務處理
為提供錄音辨識、英文作答分析、草稿修正、面試模擬、學習回饋及文字轉語音功能，本系統會將執行功能所必要的錄音檔案、語音內容、作答文字、草稿、對話內容、系統提示及相關資訊傳送至 OpenAI API。
（一）錄音辨識
使用者的錄音檔案會傳送至 OpenAI Audio Transcriptions API，並使用 whisper-1 模型進行英文語音辨識及文字轉錄。
（二）文字分析及內容生成
語音辨識所得文字、使用者輸入的作答、草稿、對話內容及執行功能所必要的系統提示，會傳送至 OpenAI Chat Completions API，以進行：
- 英文作答分析。
- 文法及用字修正。
- 草稿回饋及範例生成。
- 面試問題及追問生成。
- 面試角色模擬。
- 學習建議及整體回饋。
- 將分析結果整理為系統所需的結構化資料。
系統使用的文字模型由系統設定決定，目前預設為 gpt-5.4-mini。模型可能因系統功能、效能、安全性或服務調整而變更。
（三）文字轉語音
為提供英文跟讀、發音示範或相關語音播放功能，系統提供的英文文字可能傳送至 OpenAI Audio Speech API，並使用 gpt-4o-mini-tts 模型產生 MP3 語音檔案。目前預設使用 ash 聲音。
文字轉語音所傳送的內容原則上為系統產生或課程功能所需的英文文字，不需要傳送使用者的原始錄音檔案。
（四）資料最小化及使用者注意事項
本系統使用的生成式 AI、語音辨識及文字轉語音服務均由 OpenAI 提供，未使用其他非 OpenAI 的第三方 AI 或語音服務。
系統將依資料最小化原則，避免向 OpenAI 傳送與功能無關的姓名、學號、電子郵件或其他直接識別資料；但使用者自行於作答文字、草稿、對話或錄音中提及的資訊，仍可能包含於傳送內容中。
使用者不應於作答、草稿、對話或錄音中提供與課程無關的身分證字號、金融資料、醫療資料、密碼、驗證碼、私人通訊內容或其他敏感及機密資訊。
十一、當事人得行使的權利
依個人資料保護法，您得就本人資料請求：
- 查詢或閱覽。
- 製給複製本。
- 補充或更正。
- 停止蒐集、處理或利用。
- 刪除。
您可以透過計畫主持人提出申請。
提出申請時，可能需要提供足以確認本人身分的資料。本系統將於法令及合理期間內處理；如依法、課程評量、申訴處理、資訊安全或法定保存義務仍有保存必要，部分請求可能無法立即辦理，屆時將說明理由。
上述權利不得預先拋棄或以特約限制。
十二、提供資料的自由及不提供的影響
您可以決定是否提供非課程或系統運作所必要的資料。
但如不提供帳號識別、班級、電子郵件、作答、錄音或教師評量所必要的資料，可能產生以下影響：
- 無法建立或驗證帳號。
- 無法使用相應的作答、錄音、AI 回饋或教師評量功能。
- 無法完成授課教師指定的課程活動。
- 無法接收帳號、密碼重設或作業相關通知。
是否參與研究，由您另行透過紙本研究參與者知情同意書決定。
不參與研究本身不影響您的課程成績、受教權益或與授課教師之關係；但仍應依課程要求完成一般教學活動及指定作業。
十三、資料安全
系統將採取合理的技術及管理措施保護個人資料，包括：
- 帳號權限及身分驗證。
- 密碼雜湊儲存及具適當安全強度之傳輸加密。
- 存取控制及操作紀錄。
- 備份、監控及資訊安全防護。
- 限制經授權人員於必要範圍內存取資料。
- 發生個人資料事故時，依相關規定進行處理及通知。
惟網路及跨境傳輸及資訊系統無法保證絕對零風險，使用者亦應妥善保管帳號密碼，避免於共用或不可信任裝置登入。
十四、聯絡方式
課程、研究及個人資料權利相關問題
蘇姿文
電子郵件：sutw@yuntech.edu.tw
電話：05-534-2601 分機 3284
系統及資訊安全問題
洪名琮
電子郵件：bridger@brid.pw
十五、研究參與的獨立性
本告知事項僅處理本系統及課程所涉及的個人資料蒐集、處理及利用。
是否同意參與教育部教學實踐研究計畫，以及研究資料範圍、退出方式及其他研究參與者權益，均以另行簽署的紙本研究參與者知情同意書為準。
本頁的閱讀確認不等同於同意參與研究，亦不取代紙本知情同意程序。
十六、告知事項修訂
因法令、課程、教育部教學實踐研究計畫、系統功能或服務供應商變更，本告知事項可能進行修訂。
如修訂內容涉及新的資料類別、用途、利用對象或其他重大權益變更，系統將以適當方式重新告知，並於依法需要時取得使用者同意。